Organizar bien las tareas dentro de una estructura empresarial es una tarea fundamental. Para planificar proyectos con un buen seguimiento y comunicación existen herramientas como Trello que facilitan mucho esta tarea y una mayor productividad. Si no la conoces, te explicamos en este artículo qué es Trello y qué puede hacer por ti. 

Qué es Trello y para qué sirve

Seguro que has oído hablar de Trello, se trata de un gestor de proyectos online o un software especialmente diseñado para la organización de tareas y administración de proyectos de manera colectiva. 

El programa sirve para organizar información en formatos visuales simples que ayudan a realizar las tareas del día a día en un entorno de trabajo y sobre todo a llevar a cabo un seguimiento para cumplir los objetivos. 

Trello emplea la tecnología Kanban que se basa en el uso de tarjetas de trabajo en un tablero sencillo e intuitivo.  A cada tarea se le asigna un estado y el tablero se distribuye en columnas o listas independientes que podrás diferenciar en función de días, fechas etc. 

Las listas se subdividen en entradas denominadas “tarjetas” que recogen todo lo relativo a labores pendientes en el proyecto dentro de cada una de las listas. Las tarjetas sirven para reflejar el contenido del trabajo, generar listas o poner visto a medidas que cada una de las tareas se van realizando.  Trello permite también añadir archivos adjuntos, calendarios y alarmas para cada una de las entradas del tablero así como fechas de caducidad o etiquetas para saber cuáles son las tareas pendientes o prioritarias. 

Esta herramienta organizativa funciona a través de medios de comunicaciones inteligentes e intuitivos basados en la visualización clara de los datos que se desean transmitir. 

Es una herramienta que permite la organización de la información a través de recursos visuales, ayuda a gestionar tareas de todos los tamaños, cuenta con recursos creativos, ayuda a lograr objetivos y a ejecutar planes de trabajo, permite llevar cuenta del progreso al cumplir un plan, y acceder a un plan de trabajo a diversos usuarios al mismo tiempo por lo que estamos ante una herramienta colectiva.

El usuario puede usar Trello para volcar información multimedia y organizarla de formas diferentes mediante las tarjetas que se arrastran y se sitúan en los diferentes tableros. Una oficina virtual que se usa tanto en plataformas webs como en plataformas móviles.   

Para organizar la información dentro de los tableros, Trello cuenta con plantillas prediseñadas que han desarrolladas por expertos y, por tanto, están optimizadas para diferentes actividades, objetivos o sectores productivos. El sistema permite otras herramientas.

La primera versión e Trello salió a la luz en 2011 y en la actualidad cuenta con una comunidad de más de 35 millones de usuarios activos. Ofrece tres planes : el gratis, el busines class y el plan Enterprise. El businees class tiene acceso a tableros ilimitados y se pueden además añadir paneles, cronogramas, calendarios, mapas y algunas funciones de administración y seguridad. Además, permite crear colecciones de tableros que son accesibles para distintos departamentos o grupos de trabajo. El Enterprise es un paquete empresarial con espacios de trabajo ilimitados, invitados multitableros, archivos adjuntos y tableros organizacionales. No tiene tampoco límite en el número de colaboradores. 

Para poder utilizar la herramienta debemos estar registrados en la web de Trello con nuestros datos personales para crear una nueva cuenta. 

Ventajas de usar Trello

Si te estás planteando usar Trello para establecer un gestor de proyectos y organización en tu empresa o en tu entorno laboral debes saber que esta herramienta aporta muchas ventajas que te serán de gran ayuda. 

Entre ellas, algunas como que las tareas y proyectos se pueden compartir en tiempo real, que es rápido, cuenta con un motor de búsqueda interno y permite agregar comentarios. Trello permite también configurar las opciones de privacidad de los tableros en función de si son públicos o privados, permite también observar el estado de cada tarea y ver así como avanza el estado del proyecto. 

Esta herramienta también permite que la productividad del trabajo en equipo sea mayor, una organización constante durante todos los procesos y asignar tareas a más de una persona para cumplir los tiempos de ejecución.  Trello cuenta con atajos de teclado, está constantemente actualizado y permite la integración con otras herramientas.

Si quieres aprovechar al máximo esta herramienta te podemos facilitar una serie de consejos que te ayudarán a sacarle todo el rendimiento. 

Trello ofrece soluciones prediseñadas para crear tarjetas y tableros y organizar ideas para cada sector productivo. Incluye técnicas y estrategias para integrar labores de los diferentes grupos dentro de la empresa, esto incluye desde equipos de diseño, de ingeniería y desarrolladores, de recursos humanos, marketing, gestión de producto, equipos de venta, de gestión del talento o de la productividad.

Trello también ofrece  power-ups , herramientas que pueden integrase en los tableros, amplían información y potencian las funciones. Pueden añadirse a la interfaz del espacio de trabajo. Twitter, hangouts o Evernote son algunas de estas herramientas. 

El orden es clave en Trello por eso es aconsejable establecer bloques temáticos o conjuntos de ideas. Crea tableros para temas específicos, y borra toda la información que va quedando obsoleta como tareas ya realizadas y aprobadas.  Trello cuenta con una interfaz que permite cambiar diseño y formato, asignar colores y fondos y así hacer más sencilla la tarea de identificar tareas pendientes.

Trello ofrece un amplio catálogo de plantillas prediseñadas pero los usuarios también pueden enviar sus propias plantillas para que el público las emplee. Siempre se recomienda compartir ideas de diseño para mejorar las plantillas existentes para fomentar modos de trabajo colectivo que son la base de Trello. 

Si has creado demasiadas tarjetas o tablero, Trello te ofrece la posibilidad de  eliminar la información y centrarse en la tarea actual. Puedes archivar elementos que crean ruido en tu planificación y conservar los datos que desees sin borrarlos de forma permanente.

Trello ofrece algunas herramientas que permiten dar un toque personal al espacio de trabajo virtual, como agregar stickers y cambiar la tipografía. También puedes optar por la versión premium que ofrece herramientas llamadas “vistas” con calendarios, listas avanzadas, cronogramas y más recursos para gestionar mejor las actividades. 

Cómo formarte para ser experto en Trello

Si quieres dominar a fondo esta herramienta y poder emplearla para gestionar proyectos puedes formarte con un curso de marketing digital como los de Tokio School  que te permitirá conseguir mejores resultados para clientes. 

Esta formación te va a permitir diseñar y ejecutar un buen plan de marketing digital, definir y monitorizar la experiencia de usuario. Podrás también aprender nociones de SEO y SEM, de social media marketing, aprender a utilizar las herramientas más potentes para marcar los KPI más valiosos. Tras cursarlo podrás ser especialista en posicionamiento web, experto en analítica web, gestor de redes sociales, consultor de marketing digital, editor de contenidos

Además de este curso de Tokio School también tiene otras opciones para formarte en marketing digital. Estas son algunas de las vías que puedes escoger para ser un experto en el sector: 

• Grado universitario en marketing online. Es la opción que exige un mayor compromiso temporal y que suele tener un mayor coste económico. 
• Máster o Postgrado en marketing online. Muchas universidades los ofrecen y suelen ser un complemento ideal a estudios de marketing o comunicación. 
• Cursos generales de marketing digital. Existen numerosos cursos de marketing digital que te pueden ofrecer una visión global del mundo del marketing online, dotándote de un perfil polivalente que te permitirá desempeñar distintos puestos en el sector. El coste de estos cursos es sumamente variable, en función de su duración, calidad, profesorado, posibilidad de prácticas, etc.
• Cursos especializados de marketing online. Si tienes claro a qué parcela del marketing digital quieres orientar tu carrera, puedes elegir un curso más especializado. Existe una gran variedad de cursos centrados en aspectos como el SEO, SEM, Inbound Marketing, Email Marketing, Community Manager, publicidad online, etc.
• Autoformación. Sin duda, esta es la opción más barata y flexible. No obstante, es también la más difícil y puede resultar poco eficiente. Requiere mucha fuerza de voluntad, una gran disciplina y capacidad de auto-organización. Además, deberías tener unos ciertos conocimientos previos para poder elegir el material correctamente y saber descartar el que contenga errores o sea poco interesante.

Si te formas en el mundo del marketing digital podrás trabajar en un departamento de marketing de cualquier empresa que busque presencia y aumentar sus ventas en el entorno online. 

Existen muchas especialidades dentro del marketing digital, y por ello si eres una persona formada en el sector y con conocimiento y experiencia en ellas puedes tener un alto grado de empleabilidad.

Algunos de los perfiles específicos con más salidas profesionales y empleabilidad en los departamentos de Marketing Digital de las empresas son; digital project manager, growth hacker, social media manager, social CRM manager, expertos en SEO y SEM, diseñador digital, responsable de cuentas digitales, community manager.

Además, podrás emprender tu propio negocio como consultor digital, montar y dirigir una tienda online, convertirte en analista de datos o dirigir una agencia de marketing digital.

Ahora ya sabes qué es Trello, todas las posibilidades que te puede ofrecer para gestionar proyectos en un entorno empresarial y cómo aplicarlo. Si necesitas ayuda puedes contar con Tokio School.