Hoy en día, las empresas necesitan profesionales especializados en distintas herramientas para la gestión y administración de los distintos aspectos de su funcionamiento. Para ello cuentan con un software modular que permite integrar todas las ramas de la gestión empresarial en una sola herramienta. Esa herramienta es SAP. Hoy vamos a hablar sobre el módulo SD y sobre qué es el flujo de ventas.

Como decíamos SAP es un software, un ERP (Enterprise Resource Planning) que se compone de distintos módulos, entre ellos el módulo de ventas (SD, Sales and Distribution). Cuenta con otros módulos como, por ejemplo, el dedicado a la gestión de todo lo que tiene que ver con los recursos humanos, las finanzas o la contabilidad, entre otras opciones.

Cuando hablamos de flujo de ventas en SAP SD estamos hablando sobre el ciclo de ventas en esta herramienta, desde la preventa hasta ha facturación. Vamos a ir explicando esto en los siguientes apartados, así que permanece atento y ¡toma nota!

 

¿Qué es SAP SD? ¡Descubre las características de este módulo!

En la introducción hablabamos de que SAP es un software de gestión integral de todos los aspectos de la empresa. Desde recursos humanos, hasta contabilidad, inventario, finanzas o ventas. De este último punto es de lo que se encarga SAP SD (Sales and Distributions).

Una de las grandes ventajas y características de SAP es que, aunque funcione de manera modular, todos ellos se comunican entre sí. Esto sirve para intercambiar información sobre las claves del funcionamiento empresarial y mejora la operatividad y la toma de decisiones por parte de los responsables.

A través del módulo SAP de Ventas se puede hacer una planificación e implementación eficaz de todo lo que tienen que ver o se relaciona con el flujo o ciclo de ventas de cualquier empresa.

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Este módulo resulta especialmente útil ya que toda la información que se recopila en el permite tener una visión de conjunto sobre cómo funciona el flujo de ventas de la empresa. Para ello, este módulo de SAP recopila toda la documentación necesaria y los consultores o especialistas en esta herramienta, toman las decisiones necesarias para mejorar la eficiencia en los procesos de ventas.

Ahora vamos a ver en qué consiste exactamente el flujo de ventas en SAP SD. Un ciclo que va desde la recopilación de información y documentación sobre preventa hasta el momento de la elaboración de la facturación destinada a los clientes.

 

Flujo de ventas en SAP Ventas: desde la preventa a la facturación

El flujo de ventas en SAP se compone de todos los procesos y documentos que influyen en cada una de las ventas realizadas. Estas son los cuatro puntos fundamentales sobre los que trabaja este módulo:

• Actividades de preventa
• Procesado de órdenes de venta
• Tramitación de envíos y expediciones
• Facturación

El flujo de ventas en SAP empieza cuando da comienzo el proceso de ventas de la propia empresa. Es decir, en el momento en que se hace la oferta a los clientes de una serie de servicios o productos. Una vez que eso sucede, se crea en SAP el documento de ventas, con el que se trabajará a lo largo de todo el proceso.

Todos los procesos de la empresa se relacionan y se comunican gracias al uso de SAP como software de gestión.

Una vez creado el documento de ventas y confirmado por parte del cliente, se crean las órdenes de venta y se empieza a realizar la tramitación del pedido si hay stock. Aquí es dónde vemos la interrelación y la comunicación entre los módulos de SAP, ya que la parte responsable de confirmar stock es el módulo de MM (Compras y materiales).

Tras la tramitación de los envíos, se genera automáticamente una factura gracias al módulo FI & TR (Finanzas y tesorería) que se integra en el documento de ventas del módulo SD. La factura generada tarda de 1 a 3 días en llegar a los clientes.

Vamos a ver ahora cada uno de los pasos del flujo de ventas en SAP con más detalle.

Actividades de preventa

La preventa es el primero de los pasos del flujo de ventas en SAP, es el paso gracias al cual se genera distintos documentos en el sistema.

La preventa se produce cuando el cliente pide información acerca de un producto o servicio. Es en ese momento cuando, a través de SAP se genera una oferta de ventas, que manda a los clientes los precios establecidos para lo que quiere comprar.

En el documento de oferta creado por SAP se pueden especificar distintos aspectos como, por ejemplo:

• Cantidad de producto
• Fecha de entrega estimada
• Precio de venta
• Características generales

Procesado de órdenes de venta

En esta parte del flujo de ventas SAP, el software genera lo que se conoce como documento de ventas.

Este documento se produce en el momento en el que el cliente confirma que quiere realizar la compra de los productos y servicios sobre los que ha solicitado información.

Este documento se puede generar de forma automática o manual por parte de los operadores de SAP SD.

Tramitación de envíos y expediciones

Como decíamos antes, una vez que se genera el documento de ventas por parte de SAP SD, este módulo se conecta con el de MM para comprobar si hay stock.

Una vez confirmado el stock, esta información se añade al documento de ventas y se pasa a la fase de tramitación de envíos.

Además, una vez que se tramita el envío, el módulo de SAP SD vuelve a conectar con el de MM para que este pueda restar el stock vendido del stock general de la empresa.

Facturación

Una vez realizada la venta y tramitados los envíos SAP SD se comunica con SAP FI para que este automatice la emisión de la factura correspondiente.

En esta factura, que se envía a cliente, se especifican los plazos para el pago de la venta, así como las condiciones que figuran en el documento de ventas.

 

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